Una norma es un documento, no un sello
ISO (la Organización Internacional de Normalización, con sede en Ginebra) publica documentos que describen requisitos. ISO 9001 es uno de ellos: unas 30 páginas que dicen qué debe tener un sistema de gestión de calidad, sin decir cómo. ISO no certifica a nadie, no audita a nadie y no vende sellos. Vende el documento.
En Colombia ese documento se adopta como norma técnica colombiana a través de ICONTEC, con el prefijo NTC (por ejemplo, NTC-ISO 9001:2015). Es el mismo texto traducido. Para implementar una norma necesitas comprar tu ejemplar con licencia: el texto es propiedad intelectual de ISO y de ICONTEC, y por eso ninguna herramienta seria (tampoco The Ark of ISO) lo reproduce literalmente.
El certificado lo emite un organismo de certificación
Cuando una empresa dice «somos ISO 9001» quiere decir que un organismo de certificación la auditó y le emitió un certificado que dura tres años, con una auditoría de seguimiento cada año y una recertificación al final. En Colombia los organismos conocidos son ICONTEC, SGS, Bureau Veritas, Cotecna o Applus, entre otros.
El organismo cobra por días de auditor. El número de días depende del tamaño de la empresa (personas en el alcance), del riesgo de la actividad y de cuántas sedes tiene. Una PYME de 30 personas suele necesitar entre 3 y 5 días de auditor para la certificación inicial, repartidos en dos etapas.
Y al organismo lo vigila un acreditador
Aquí está la trampa más común. Cualquiera puede imprimir un papel que diga «certificado ISO». Lo que le da valor es que el organismo de certificación esté acreditado: en Colombia por el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación), que es quien verifica que el organismo audita bien. Un certificado de un organismo no acreditado no vale para una licitación seria ni para un cliente corporativo.
Pide el número del certificado y busca al organismo en el directorio del ONAC. Si el organismo es extranjero, busca su acreditador en la lista de miembros del IAF (el foro internacional de acreditación). Si no aparece en ninguno, el papel es decorativo.
Entonces, ¿qué compras cuando te certificas?
- La norma: el documento con los requisitos. Se compra una vez (ICONTEC o ISO).
- La implementación: construir el sistema de gestión que cumple esos requisitos. Aquí va el consultor, la plantilla o una herramienta como The Ark of ISO. Es la parte que más cuesta y más tarda.
- La auditoría de certificación: los días del organismo acreditado, en dos etapas, y luego los seguimientos anuales.
- El mantenimiento: el sistema tiene que seguir vivo tres años. Un sistema que solo existe el mes de la auditoría se nota en el segundo seguimiento.
The Ark of ISO trabaja en la segunda y en la cuarta: implementar y mantener. La norma la compras tú; la auditoría la hace el organismo que elijas.